مانیفست جلسه ساکت؛ چگونه جلسات مفیدتری داشته باشیم؟

اکثر جلسات بی فایده هستند! جلساتی که به جزء هدردادن وقت و انرژی افراد، نتیجه‌ای در برندارد. اگر شما هم از برگزاری و حضور در جلسات کسل‌‌کننده و بی‌نتیجه خسته شده‌اید، این مقاله برای شما نوشته شده است. در این مقاله می‌خواهیم با یک روش جدید برای برگزاری جلسات آشنا شویم. یکی از مدرن‌ترین سبک‌های برگزاری جلسه در سازمان‌های امروزی، استفاده از متد Silent Meeting یا جلسه سکوت است. روشی که می‌تواند بهره‌وری جلسات را افزایش داده و در زمان افراد صرفه‌جویی کند.

به شما قول می‌دهیم اگر تا پایان این مقاله همراه ما باشید از این به بعد دیگر به جلسات به چشم یک زمان ازدست‌رفته نگاه نخواهید کرد و جلسات به بهترین بخش روزکاری شما تبدیل می‌شوند.

جلسات کاری بی فایده؛ یک مشکل جهانی!

بگذارید یک صحنه از جلسات اعصاب خُردکنی که روزانه در شرکت‌های سراسر جهان تکرار می‌شود را با هم بررسی کنیم. وارد اتاق کنفرانس می‌شوید، در کنار 10 نفر از همکارانی که می دانید باهوش و با انگیزه هستند، می‌نشینید. با خوش‌بینی کامل آماده یک بحث جذاب هستید. اما این حسِ‌خوب خیلی زود از بین می‌رود. ارائه‌کننده، مواردی که اکثر افراد حاضر در جلسه از قبل می‌دانند را از روی اسلایدهای بسیار ضعیف بازخوانی می‌کند.

بعد از گذشت 20 دقیقه، نیمی از حاضران در جلسه عملاً به گفته‌های ارائه کننده گوش نمی‌کنند. 20 اسلاید می‌گذرد، حالا در اواخر جلسه هستیم و شاید فرصت مناسبی است تا 2 سوالی که از ابتدا برای پیداکردن پاسخ آن‌ها وارد جلسه شدید را بپرسید. اما یک نفر زودتر از شما دست خود را بلند می‌کند و 5 دقیقه پایانی نیز بدون دریافت کامل پاسخ سؤال مطرح شده به اتمام می‌رسد.

جلسه درحالی به اتمام رسید که تنها نتیجه آن از دست رفتن 60 دقیقه از زمان هریک از حاضرین در آن بود. این چیزی است که ما نام آن را جلسات بی‌فایده می‌گذاریم. همه‌ی ما حداقل یک‌بار تجربه حضور در چنین جلساتی را داریم اما چطور می‌توانیم از شر این جلسات خسته‌کننده و حوصله‌سربر خلاص شد؟

جلسه ساکت یا Silent Meeting چیست؟

جلسه ساکت یا Silent Meeting، جلسه‌ای است که اکثر زمان آن صرف فکرکردن و صحبت‌کردن در مورد موضوع اصلی جلسه می‌شود. در این جلسات همه‌ی حاضرین، موضوع جلسه و محتوای متنی تهیه‌شده برای آن را روی میزهای خود می‌خوانند، درباره آن نظر می‌دهند و در نهایت به بحث و گفت‌وگو می‌نشینند. یک نفر مدیریت جلسه را برعهده می‌گیرد و با هدایت بحث تلاش می‌کند تا از موضوع اصلی خارج نشوند.

آیا این جلسه 100 درصد در سکوت برگزار می‌شود؟ خیر! به طور کلی اگر بیشتر از 50 درصد زمان جلسه در سکوت برگزار شود، می‌توانیم آن را در دسته جلسات ساکت قرار دهیم. دلیل ارزش‌مندبودن این جلسات نیز همین است.

در زمانی که همه ساکت هستند، شرکت‌کنندگان می‌توانند کاملاً روی جدول محتوای (Table Read) از پیش‌ تهیه‌ شده متمرکز شوند. Table Read یا همان جدول محتوای جلسه، سندی است که بحث را متمرکزتر می‌کند و از بیراهه‌رفتن بحث نیز جلوگیری خواهد کرد.

آیا جلسات ساکت قابل اجرا هستند؟ نگاهی به تجربه درخشان کمپانی‌های بزرگ

بسیاری از شرکت‌های بزرگ در‌حال‌حاضر از این جلسات استفاده می‌کنند. جف بزوس اولین بار این جلسات را در آمازون شروع کرد. بزوس اعلام کرد که برای ارائه در جلسات استفاده از پاوپوینت مجاز نیست و باید از Narratives (اسناد متنی 6 صفحه‌ای) در جلسات استفاده کنند.

از آنجایی که وقت نمی‌شد این متن‌های طولانی از پیش خوانده شوند، تصمیم گرفتند در طول جلسه و در سکوت، همه شرکت کنندگان آن‌ها را مطالعه کنند. اینجا نقطه تولد جلسات سکوت یا بی‌صدا بود.

خیلی زود جلسات سکوت جای خود را در میان جلسات کاری باز کرد. Square و توییتر نیز از این روش استقبال کردند. جلساتی با حضور 70 نفر را تصور کنید که همه آن‌ها می‌توانند نظرات خود را در مورد یک موضوع مشترک بیان کنند! این اتفاقی است که هر روز در جلسات شرکت‌هایی مانند توییتر و آمازون رخ می‌دهد اما اگر قرار به استفاده از روش‌های معمول بود، چنین جلساتی به یک شکست بزرگ تبدیل می‌شدند.

10 تا از مشکلات جلسات کاری؛ درد مشترک تمام شرکت‌ها

اگر این مطلب را مطالعه می‌کنید احتمالاً شما هم با مشکلات جلسات کاری آشنا هستید. جلسات طولانی، خسته‌کننده و بدون‌نتیجه چیزی است که همه ما تجربه آن را داشته‌ایم. اما چرا جلسات کاری اعصاب خُردکن و بی فایده می‌شوند؟

• بدون دستورکار: جلسات کاری معمولاً دستور کار مبهمی دارند و همین موضوع باعث می‌شود تا بدون هدف مشخص برگزار شوند.
• بدون محتوای مشترک برای کل گروه: در جلسات معمولاً محتوای اصلی جلسه تنها در اختیار ارائه دهنده است. مخاطبان به این محتوا دسترسی ندارند، اگر هم نظری در حین جلسه عنوان شود جایی ثبت نمی‌شود.
• تقسیم زمانی نابرابر: در اغلب موارد چند نفر در جلسه بیشتر از سایرین صحبت می‌کنند. بنابراین اکثر افراد فرصتی برای اظهار نظر و ارائه افکار خود ندارند.
• ارائه‌های بد، آهسته، سریع، پیچیده: سرعت درک مطالب برای همه افراد یکسان نیست. حتی اگر محتوای مشترکی وجود داشته باشد، زمانی که توسط یک نفر (ارائه کننده) با صدای بلند خوانده می‌شود، ممکن است از نظر بعضی از افراد بسیارکند یا بسیارسریع به نظر برسد. چیزی که در نهایت یک ارائه بد را در ذهن مخاطب می‌سازد.
• اکثر شرکت کنندگان نظری نمی‌دهند: اظهار نظر کردن در یک جلسه گروهی خصوصاً در مقابل افرادی که از لحاظ سلسله مراتب شرکتی در جایگاه بالاتری هستند کار بسیار سختی است. افراد درون‌گرا نیز مشکلات زیادی برای سخن گفتن در جمع دارند. به همین دلیل اکثر افراد ترجیح می‌دهند در زمان جلسه نظری ارائه نکنند.

• خواندن از گوش دادن بهتر است: افراد می‌توانند با سرعت بیشتری مطالب را بخوانند و درک کنند. در واقع اطلاعاتی که به صورت شفاهی ارائه می‌شوند کارایی کمتری دارند.
• تفاوت سطح زبان: در شرکت‌های چند ملیتی افراد بومی تسلط بیشتری به زبان رسمی دارند و در نتیجه راحت‌تر از سایرین می‌توانند صحبت‌های سخنران را درک کنند. در مقابل افراد غیربومی ممکن است بسیاری از اطلاعات را از دست دهند.
• تجربه بد برای شرکت کنندگان غیر حضوری: افرادی که از راه دور در جلسه مشارکت می‌کنند معمولاً به اندازه افرادی که در جلسه حاضر هستند اطلاعات را دریافت نمی‌کنند. زیرا سخنران را از نزدیک نمی‌بینند و نمی‌توانند به صورت غیر کلامی رابطه‌ای برقرار کنند.
• محدودیت پرسش‌وپاسخ: در جلسات معمولی در هر لحظه تنها یک نفر می‌تواند سؤال خود را مطرح کند و این به معنای محدودیت تعداد سؤالات است.
• نظرات در جلسه ثبت نمی‌شوند: در اغلب موارد نظراتی که در طول جلسه بیان می‌شود جایی ثبت نمی‌شود. در بهترین حالت ممکن است یک نفر از بحث‌ها یادداشت‌برداری کند اما در اغلب موارد این‌گونه نیست و به‌این‌ترتیب نظرات قابلیت پیگیری نیز ندارند.

در کنار این موارد می‌توان مشکلات ریز و درشت دیگری نیز در جلسات کاری پیدا کرد. راه‌حل همه این مشکلات می‌تواند برگزاری جلسات بی صدا یا silent meeting باشد.

اساس کار جلسات ساکت؛ چگونه مشکلات جلسات کاری را رفع کنیم؟

تقریباً تمامی مشکلاتی که در جلسات معمول کاری و روزانه رخ می‌دهد، با برگزاری جلسه بی‌صدا قابل حل هستند. در ادامه به چند مورد از تفاوت‌ها و راه‌حل‌های جلسه ساکت برای برگزاری یک جلسه مفید را بررسی می‌کنیم:

1. تهیه دستور کار و تعیین تسهیل‌کننده: با تهیه دستور کار و تعیین یک نفر به عنوان تسهیل‌کننده یا مدیریت‌کننده جلسه، همه مواردی که برای برگزاری یک جلسه مفید و با ارزش لازم است پیش از شروع جلسه آماده می‌شود.
2. ایجاد یک جدول محتوا: Read Table یا جدول محتوا، همان سندی است موضوع مشترک جلسه در آن تعیین شده و منبع اصلی بحث، اظهار نظر و تأمل محسوب می‌شود.
3. خواندن و نظردادن در مورد جدول محتوا: خواندن و نظردادن در مورد محتوای آماده‌شده اصلی‌ترین بخش یک جلسه بی‌صدا است. این روش حلال بسیاری از مشکلات است. خوانندگان می‌توانند بر اساس سرعت درک خود از مطالب پیش بروند. هم‌چنین دیگر تفاوتی بین افراد بومی و غیربومی یا افرادی که از راه دور در جلسه شرکت می‌کنند با افرادی که در جلسه حضور دارند وجود نخواهد داشت. جدول محتوا می‌تواند یک سند google doc باشد که بین همه افراد حاضر در جلسه به اشتراک گذاشته می‌شود. افراد می‌توانند در همان سند نظرات خود را اضافه کنند.
4. هدایت‌کردن بحث و مدیریت جلسه: فردی که نقش تسهیل‌کننده را دارد می‌تواند با هدایت جلسه و مدیریت آن، یک جلسه خوب را به یک جلسه عالی تبدیل کند.

این موارد در واقع 4 مؤلفه یک جلسه بی‌صدا را تشکیل می‌دهند. درواقع برای این‌که یک جلسه مفید و باارزش داشته باشیم کافی است تا قدم‌به‌قدم این مؤلفه‌ها را در جلسات خود عملی کنیم.

چه زمانی باید از جلسات ساکت استفاده کنیم؟

هر زمانی که نیاز به تفکر عمیق برای تصمیم گیری در مورد یک موضوع مهم دارید، بهتر است از جلسات ساکت استفاده کنید. برای مثال فرض کنید که قصد تأسیس یک شعبه جدید از شرکت در شهر، استان یا کشور دیگری را داشته باشید. در چنین شرایطی نیاز به یک جلسه 20 تا 30 نفره دارید که در مورد این مسئله مهم تصمیم‌گیری کنند.

در جلسات کاری معمولی چنین موضوع مهمی به راحتی به حاشیه کشیده می‌شود و موضوعات فرعی زیادی جای بحث اصلی را می‌گیرند. اما با برگزاری یک جلسه بی صدا، تمامی بحث‌های فرعی به صورت نظرات در جدول محتوای جلسه ثبت می‌شوند و شرکت کنندگان تمرکز خود را از بحث اصلی از دست نمی‌دهند.

چه زمانی نباید از جلسات ساکت استفاده کنیم؟

جلسات ساکت بسیار مفید هستند و می‌توانند جلسات بی فایده روزانه شرکت را به جلساتی سازنده و ارزشمند تبدیل کنند. بااین‌حال، گاهی اوقات بهتر است، روش‌های دیگری را امتحان کنیم. به طور کلی زمانی است که هدف از برگزاری جلسه ایجاد ارتباط گروهی یا بحث در مورد یک موضوع احساسی باشد.

برای این‌کار نیازی به جدول محتوا نداریم و در نتیجه لازم نیست جلسه ساکت برگزار کنیم. تنها کافی است که بنشینیم و با برقراری ارتباط انسانی یک گفتگوی واقعی داشته باشیم. برگزاری جلسات الهام بخش مثل Ted Talk، کنفرانس‌ها، رویدادها و جلسات طوفان فکری به روش Silent Meeting اثر بخش نیست. بهتر است از سایر شیوه‌های برگزاری جلسه برای این جنس جلسات استفاده کنیم.

چگونه جدول محتوای مناسب برای جلسات بسازیم؟

مهم‌ترین فاکتور برگزاری یک جلسه ساکت و مفید، تهیه جدول محتوای مناسب است. جدول محتوا سندی است که همه افراد حاضر در جلسه باید آن را بخوانند و نظرات خود را در آن ثبت کنند.

این جدول شامل مهم‌ترین موضوعات مورد بحث و مطالبی می‌شوند که شرکت کنندگان باید در آن‌ها مشارکت داشته باشند. اما چگونه یک جدول محتوای خوب بسازیم؟

انتخاب قالب مناسب برای جدول محتوا؛ عمودی نگاه کنید

اجازه دهید از قالب جدول محتوا شروع کنیم. یک جدول محتوای خوب، قالب عمودی دارد. منظور ما این است که باید از بالا به پایین حرکت کنیم. پاورپوینت‌ها نمی‌توانند این کار را برای ما انجام دهند.

در بسیاری از موارد زمانی که برای قالب بندی ارائه از طریق پاورپوینت صرف می‌شود از زمانی که برای محتوای آن صرف شده بیشتر است. از طرفی اگر یک محتوا طولانی باشد و در یک اسلاید جا نگیرد اغلب موارد آن را حذف می‌کنند. اینجاست که ریزه کاری و دقت به جزئیات می‌میرد.

به همین دلیل پیشنهاد می‌شود به جای اسلایدها از یک محتوای عمودی و مشارکتی مانند Google Docs استفاده کنیم.

ساختار جدول محتوا؛ چه مواردی در سند جلسه درج شود؟

جدول محتوا سند انعطاف‌پذیری است. بنابراین می‌توانیم با توجه به نیازهای خود آن را تغییر دهیم. ساختار جدول محتوا معمولاً شامل ترکیب موارد زیر است:

• دستور جلسه: هدف از این سند و این جلسه چیست؟ روند جلسه چگونه است؟
• پیش زمینه: امروز این‌جا هستیم تا درباره چه چیزی بحث کنیم؟ مشکلی که ما سعی در حل آن داریم چیست و اطلاعات پیش زمینه‌ای که باید بدانیم چیست؟
• اصول: پارامترهای حل مسئله چیست؟ آیا ما اصولی مربوط به شرکت، تیم یا محصول داریم که باید در ذهن داشته باشیم؟
• گزینه‌های شناسایی‌شده که می‌توانند مشکل را حل کنند: راه‌های بالقوه‌ای که می‌توانیم مشکل را حل کنیم و مزایا و معایب آنها چیست؟
• توصیه: توصیه تیم برای حل مشکل چیست و چرا؟
• سؤالات بحث: کجا می‌خواهیم بحث را متمرکز کنیم؟ آیا تصمیمات روشنی وجود دارد که می‌خواهیم اتخاذ کنیم یا حوزه‌هایی که می‌خواهیم به طور خاص در مورد آن‌ها اطلاعات داشته باشیم؟
• سؤالات متداول: اینجا جایی است که سؤالات متداول مستند می‌شوند. این بخش جایی است که می‌توانید موضوعات مرتبط را بیان کنید و از مشارکت‌کنندگان بخواهید سؤالات خود را مطرح کنند.
• ضمیمه: هر چیزی را که می‌خواهید برای بعداً پیگیری کنید، اما مخاطب واقعاً نیازی به خواندن آن برای جلسه ندارد، این‌جا قرار دهید. برخی از نمونه‌های معمول شامل جزئیات تحقیق، جداول داده‌ها، واژه‌نامه‌ها و غیره است.

می‌توانید همه این موارد یا بخشی از آن‌ها را بر اساس نیاز خود و موضوع جلسه انتخاب کنیم و از ترکیب آن‌ها در کنار هم یک جدول محتوای عالی بسازیم.

یک جدول محتوای جلسه مفید چه ویژگی‌هایی دارد؟

برای اینکه بدانیم جدول محتوای خوبی را برای جلسه آماده کرده‌ایم، باید ویژگی‌های زیر را در نظر بگیریم:

1. نباید خیلی طولانی باشند: زمان مورد نیاز برای خواندن جدول نباید از یک سوم تا یک دوم زمان جلسه بیشتر شود.
2. 6 صفحه برای یک موضوع پیچیده کافی است: یک جدول محتوای 6 صفحه‌ای برای یک موضوع استراتژیک با نظرات متفاوت کافی است.
3. درج‌کردن همه اطلاعات لازم در جدول: تا حد امکان از اضافه‌کردن ضمیمه یا قراردادن لینک مطالب جانبی خود داری کنید تا تمرکز شرکت‌کنندگان در جلسه کاهش نیابد.
4. بخش‌بندی جدول محتوا برای جلسات طولانی: مطالعه هر بخش باید کمتر از 30 دقیقه زمان ببرد. اگر بیشتر از این باشد شرکت‌کنندگان علاقه خود را از دست می‌دهند.

جلسه سکوت، انقلابی در جلسات کاری

جلسه سکوت روش کارآمد، جدید و انعطاف پذیری است که می‌تواند مشکلات جلسات کاری روزانه غیر مفید را حل کند. با این حال، جلسه بی‌صدا هنوز در ابتدای راه قرار دارد.

شرکت‌های بزرگ در حال استفاده از Silent Meeting هستند با این حال پتانسیل این‌ جلسات بسیار بیشتر است و می‌تواند درک ما را از جلسات شرکتی و غیرشرکتی تغییر دهد. برگزاری جلسات سکوت در سازمان، بهره‌وری جلسات را افزایش داده و ساعت جلسه را به جذاب‌ترین و مفیدترین ساعت کاری تبدیل می‌کند.

در پایان از شما دعوت می‌کنیم نظر خود را درباره جلسات سکوت برای ما بنویسید. آیا تاکنون تجربه حضور در چنین جلساتی را داشته‌اید؟ منتظر نظرات و تجربیات شما از جلسات بی‌صدا هستیم. حالا نوبت شما است.